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Par: Olivier Carbon
Comme cela a déjà été dit à de très nombreuses reprises les travaux à effectuer dans les cabinets sont presque tous « numérisables ».
Les liaisons haut débit actuellement généralisées sur toute la planète permettent de transférer rapidement des dossiers volumineux. Ainsi il est aujourd'hui facile de transmettre en quelques clics les images des pièces comptables à l'autre bout du monde. Les progrès récents réalisés dans les domaines de la sécurisation des transferts et des archivages rendent ces transferts de dossiers très faciles, très surs, très rapides.
Ce choix de la délocalisation partielle des tâches ne s'improvise pas. Il n'est pas sans risque, du moins au début même si ces risques sont globalement limités. La délocalisation peut présenter surtout de très nombreux avantages.
Certains avantages ont déjà été évoqués à maintes reprises dans la presse :
* Se concentrer sur des taches à plus forte valeur ajoutée
L'externalisation de tâches répétitives, tâches sans intérêt à la fois pour les collaborateurs et le cabinet peut améliorer la satisfaction des collaborateurs qui consacrent plus de temps à des tâches qui apportent plus de valeur ajoutée à la fois au cabinet et au client.
* Lisser les pointes d'activité
Cette externalisation peut aider à mieux planifier le travail, à éliminer (ou lisser) les pointes d'activité et donc à réduire le stress du personnel.
* Améliorer la rentabilité du cabinet, anticiper le « low-cost », développer le CA
Cette délocalisation dans des pays à plus bas salaire diminue fortement les coûts de saisie et améliore donc la rentabilité des cabinets.
Cette délocalisation peut permettre à certains cabinets de diminuer, dans certains cas, leur niveau de facturation et donc de concurrencer des cabinets qui veulent tout garder en interne.
Le risque de devoir être confronté à cette délocalisation devient tout à fait réel. Pour ne pas subir la concurrence de cabinets low-cost, il est sans doute préférable de sauter le pas ou tout au moins de l'envisager et de la préparer.
Cette délocalisation de la saisie peut aussi dans certains cas permettre d'augmenter le chiffre d'affaires réalisé avec des clients qui conservaient jusqu'à présent la saisie chez eux.
Elle peut surtout permettre au cabinet de positionner son offre de conseil, c'est un sujet abondamment évoqué dans la presse spécialisée.
Mais la délocalisation de la saisie comptable, et en particulier si elle est couplée à des outils informatiques innovants, revêt de nombreux autres avantages :
* Améliorer l'approvisionnement, normaliser la saisie des écritures, faciliter le suivi et l'approvisionnement
Confier ses travaux de saisie comptable à une entreprise spécialisée dans le traitement des pièces comptables, permet aussi de définir avec elle des normes qui vont rendre plus facile les travaux de révision des dossiers. Ces normes peuvent s'appliquer à la saisie des libellés, aux plans de comptes, ainsi qu'à la mise en place de tableaux de bord qui vont faciliter le suivi du dossier (suivi des factures récurrentes, fournisseurs débiteurs, clients créditeurs, chèques émis, factures de ventes, etc.). Les outils offerts par les logiciels de production de certaines plateformes de saisie comptable sont parfois particulièrement innovants dans ce domaine.
* Classer des documents, lier l'écriture et l'image de la pièce comptable, faciliter la révision du dossier
La plateforme spécialisée peut vous proposer un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED). Tous les documents de vos clients, numérisés, sont ainsi rendus immédiatement accessibles (pièces comptables, documents du dossier de travail et du dossier permanent) via une interface de recherche multicritères. Vous voulez vérifier qu'une facture n'a pas été omise, sortir tous les documents d'un fournisseur, etc.… en un clic vous accédez aux rapports interactifs de la GED. Le plus souvent, les plateformes de saisie vous proposent en standard, le lien de vos écritures aux pièces numérisées. Quand vous révisez les comptes, il devient très simple de consulter les justificatifs et éventuellement de les annoter, ou de les enregistrer dans un dossier de travail.
* Mettre en place une démarche ISO 9000 et ISO 14000
On vient de le voir, la délocalisation couplée à l'organisation et l'utilisation d'outils informatiques adaptés peut-être un formidable moteur de normalisation de tenue des dossiers, et de mise en place d'une démarche qualité.
En premier lieu, la numérisation de l'ensemble des pièces comptables d'une entreprise est très intéressante pour l'entreprise et le cabinet. C'est un premier pas considérable vers la mise en place d'une démarche zéro-papier et pourquoi pas vers la certification ISO 14001.
A propos de l'auteur:
Olivier Carbon
Directeur
Primo-BPO
http://www.primo-bpo.com
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