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Par: Olivier Carbon
Les certifications ISO 9001 sont nombreuses dans la profession de l'expertise comptable. Aujourd'hui la recherche d'une certification 14 001 tente à son tour de nombreux cabinets.
Cette certification 14001 entraine des évolutions importantes dans les méthodes.
Bien sur ISO 14001 ne peut s'envisager sans mise en place de la dématérialisation. C'est en fait un axe de réflexion multiple.
Naturellement la norme ISO 14000 va de pair avec :
- La recherche d'économies d'énergie, avec par exemple la généralisation des écrans plats qui sont beaucoup moins gourmands en énergie.
- La diminution du nombre de photocopies et d'impression : c'est un problème de technologies (numérisation) mais aussi de philosophie : les experts comptables et encore plus les commissaires aux comptes ont une forte tendance à aimer les dossiers épais avec pleins de photocopies. La diminution du nombre de photocopies s'entend bien sur à la fois au cabinet et chez le client.
- Les télédéclarations
- La vulgarisation de la dématérialisation des factures dans les entreprises (en particulier les plus importantes)
- Une importante réflexion sur les problèmes d'archivage et de sécurité. Il faut savoir qu'en moyenne 1 DVD permet de stocker 1m³ de papier
- Etc.
Les cabinets doivent en plus réfléchir :
- A la limitation des déplacements. Cette limitation des déplacements est rendu possible par la numérisation des documents qui permet de toujours tout avoir à disposition.
- Au démarrage du télétravail.
- A la mise en place de conférences téléphoniques, voire de visio conférence
- A la vulgarisation des procédures ISO 14000 auprès des entreprises clientes. Les cabinets d'expertises comptables ont un rôle important de vulgarisation, d'influence.
Pour réussir un véritable bond « environnemental » il semble indispensable de numériser l'ensemble des documents du client.
Cette numérisation peut se faire chez le client lui-même ce qui évite tous transports de documents papiers et tout déplacement uniquement « logistique ».
La préconisation d'une GED entreprise offre de nombreux avantages :
• Elle permet de diminuer énormément la consommation de papiers et de photocopies dans l'entreprise.
• Les besoins d'archivage physique sont aussi diminués.
• Au niveau du cabinet il n'y a plus de circulation de documents papiers ni d'archivages.
• Les collaborateurs peuvent travailler n'importe où et pourquoi pas en partie en télétravail diminuant d'autant les déplacements inutiles.
• Le client n'est jamais dépossédé de ses factures,
• Etc.
« La numérisation peut et doit se faire à la source, chez le client lui-même, pour en tirer tout le bénéfice ». C'est ce concept simple qui est à l' origine de la solution logicielle Primo Scan & GED. Les fondateurs de Primo-BPO ont développé un logiciel qui permet de répondre à cet objectif multiple : Primo Scan & GED est un outil de scan, de transmission (entreprise, cabinet,et éventuellement plate-forme de saisie), de classement, et d'archivage. Il intègre les technologies récentes en termes de protection et de cryptage des données.
A propos de l'auteur:
Olivier CARBON
Directeur
Primo-BPO
http://www.primo-bpo.com
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